UAI Hadirkan Sosialisasi Pedoman Kesekretariatan untuk Standarisasi Administrasi 

Universitas Al-Azhar Indonesia (UAI) menyelenggarakan Sosialisasi Pedoman Kesekretariatan pada Jumat, 24 Januari 2025, di Ruang 317 A dan B Lantai 3. Acara ini bertujuan untuk memperkenalkan pedoman kesekretariatan sebagai standar dalam pengelolaan administrasi di setiap unit kerja UAI, sehingga tata kelola surat-menyurat dan arsip menjadi lebih tertib dan efisien.

Sosialisasi ini menghadirkan narasumber dari Sekretariat UAI, yaitu Dini Priatini, S.K.M. (Sekretaris Eksekutif), Lia Nuryati, S.Kom. (Kepala Bagian Tata Kelola), Mudhika Nur Romadhon, S.E., M.E. (Kepala Sub Bagian Administrasi dan Kerumahtanggaan), serta Ichwana Yennyta, A.Md. (Kepala Sub Bagian Kesekretariatan dan Legal). Peserta yang hadir terdiri dari Kepala Bagian, Kepala Sub Direktorat, Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi, dan Staf Administrasi dari berbagai fakultas dan direktorat di lingkungan UAI.

Dalam sambutannya, Sekretaris Eksekutif UAI, Dini Priatini, S.K.M., menyampaikan bahwa pedoman ini baru pertama kali diterbitkan dan telah disahkan oleh Rektor UAI. Beliau menegaskan bahwa sekretariat adalah ujung tombak dalam pengelolaan administrasi, sehingga setiap unit harus memahami prosedur yang benar, mulai dari tata cara penyusunan surat hingga sistem pengarsipan. Dengan adanya pedoman ini, diharapkan administrasi kesekretariatan di UAI menjadi lebih seragam dan sistematis.

Pada sesi pemaparan, Lia Nuryati, S.Kom., menjelaskan elemen utama dalam pedoman kesekretariatan. Standar yang ditetapkan mencakup penggunaan tanda tangan, salam pembuka dan penutup, serta kode surat. Selain itu, ada aturan baru terkait format penulisan surat, seperti tidak perlu mencantumkan nama kota di samping tanggal serta kewajiban menulis tanggal sejajar dengan nomor surat di sisi kanan.

Salah satu poin penting yang dibahas adalah penerapan sistem RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) dalam setiap surat yang diterbitkan. Setiap surat harus mencantumkan inisial pihak yang terlibat dalam proses pembuatannya, yang ditulis di bawah bagian tembusan. Selain itu, memo harus mengikuti hierarki organisasi, sehingga tidak boleh dikirim langsung ke atasan tanpa melalui jalur yang sesuai.

Dalam hal pengarsipan, setiap surat penting harus disimpan dalam bentuk cetak dan elektronik. Penyusutan atau retensi arsip dilakukan setiap lima tahun oleh pihak yang berwenang. Terkait metode pengiriman, surat resmi harus dikirim melalui email dan tidak diperbolehkan melalui aplikasi pesan instan seperti WhatsApp.

Selain itu, sosialisasi ini juga membahas ketentuan pemberian stempel. Stempel hanya diberikan untuk surat eksternal dan hanya bisa dilakukan oleh Sekretaris Universitas melalui permohonan via email. Ada pula aturan tentang penomoran surat untuk dokumen backdate, di mana perlu ditambahkan kode abjad tertentu untuk membedakan dokumen yang diterbitkan di waktu berbeda.

Dengan adanya sosialisasi ini, diharapkan seluruh unit di lingkungan UAI dapat menerapkan standar administrasi yang seragam dan efisien dalam pengelolaan kesekretariatan. Hal ini akan mendukung kelancaran tata kelola universitas secara menyeluruh serta meningkatkan profesionalisme dalam bidang administrasi.